YENİ NORMAL: COVID-19 SONRASI ÇALIŞMA ALANLARI

Küresel olarak pandemiden etkilendiğimiz bu günlerde birçok yeni deneyim de hayatlarımızda yer edindi. Evlerde kalarak pandeminin etkisini azaltmak ve çalışanların sağlığını gözetmek adına çok sayıda kurum evden/uzakta çalışma kararı aldı. 

Alınan önlemler sonucu pandemi etkisinin azalması ve normalleşme adımlarının atıldığı şu günlerde birçok kurum yöneticisinin ve çalışanlarının aklına "Ofislere döneceğiz ama nasıl?" sorusunu getirdi. Görünen o ki aşı veya tedavi bulunmadığı sürece bu virüs bir süre daha hayatımızda olacak. Ancak alınabilecek çeşitli önlemler ile çalışma alanlarındaki riski minimuma indirmek mümkün.

Çalışma alanlarına güvenli geri dönüş senaryoları için alınabilecek önlemler, virüs ile ilgili araştırmaların hala devam ettiğini ve yeni bilgilerin ortaya çıkma ihtimalini göz önünde bulundurarak, güncel veriler üzerinden faydalanarak 5 ayrı başlık altında değerlendirilmiştir.

Yoğunluk: Kişisel mesafe, Kişi Sayısı ve Çalışanlar Arası Bağlantı
Virüsün bulaşma ve yayılma riskini azaltan en önemli önlemlerden biri olan ve hayatımıza yeni giren sosyal mesafe kavramı, virüsün hava parçaçıklarıyla yayılma durumunu minimuma indirmek amacıyla kişiler arasında bırakılması tavsiye edilen mesafedir. Ulusal ve uluslararası farklı sağlık kuruluşları 1 m'den başlayarak 2 m'ye kadar farklı uzaklık önerileri getirmiştir. Ofislerin genel çalışma koşulları da göz önünde bulundurulduğunda baz alınmasını tavsiye ettiğimiz mesafe minimum 1.80 m'dir. Sosyal mesafe yerine 'kişisel mesafe' olarak adlandırmayı tercih ettiğimiz bu ölçü aslında pandemi döneminde sosyalleşmeye engel olan değil, kişisel koruma alanı oluşturacak bir mesafedir.

Çalışma alanları içerisinde kişi yoğunluğunu azaltmak adına çalışanlar arasında rotasyonlar düzenleyerek gün içerisinde ofiste çalışan sayısının %50 seviyesinde tutulması, bulaşma riskini azaltırken, kişisel mesafenin korunmasına yardımcı olacaktır. Ayrıca programlı giriş çıkış saatleri düzenlenerek giriş,çıkış alanlarındaki ve asansörlerdeki kişi yoğunluğunun azaltılması sağlanacaktır. Yemek mola zamanlarında ve kafeterya, yemekhane bulunan iş yerlerinde de programlar oluşturulması da yoğunluğun azalmasını sağlayacak önlemler arasındadır. 

Sosyal alanlarda yerleşimler kişisel mesafe doğrultusunda yeniden düzenlenmeli ve hareketli mobilya seçeneklerinden kaçınılmalıdır. Mobilyaların yerlerinin değiştirilmesi olanağı bu dönemde ortadan kaldırılmalıdır. Modüler, kişiye özel mobilya tercihleri ise çoğul oturma gruplarından daha avantajlı olacaktır. 

Sosyal alanlar, toplantı odaları ve çalışma alanları vb hacimlerin maksimum kişi kapasitesi belirlenmeli ve alanların girişlerinde bu sayılar belirtilerek yoğunluk düzeyi korunmalıdır. 10 m² alan için kişi sayısı 3'ü aşmaması gerekirken 20 m² bir alanda ise kişi sayısı 5'i geçmemelidir. Bu veriler baz alınarak birden çok kişinin bulunacağı alanlar için kapasite belirlenebilir.

Çalışanlar pandemi süresince fiziksel olarak bir araya gelmektense online görüşmeler tercih etmelidir. Özellikle 5 kişiyi geçen ekip ya da departmanlar arası yüz yüze yapılacak toplantılardan kaçınılmalıdır. 

Seperasyon: Paneller, Bariyerler
1.8 m kişisel mesafenin sağlandığı çalışma alanlarında eklenen seperasyonlar çalışanlara daha güvenli bir ortam sağlarken bu mesafenin sağlanamadığı durumlarda çeşitli panel veya bariyerler kesinlikle tercih edilen bir önlem olmalıdır.

Yerleşimler doğrultusunda çalışma masalarının önüne, yanına veya arasına masa panelleri eklemek çalışanlara kişisel bir alan sağlarken bulaş riskini de azaltacaktır. 

Masa panellerinin yanı sıra eklenebilecek bağımsız ara bölmeler korumayı arttırırken, fiziksel sınırlar oluşturarak alanların belirlenmesini sağlamaktadır. Bariyer oluşturan ara bölmeler çalışma alanlarını, farklı departmanları, sosyal ve rekreatif alanları birbirinden ayırmakta da kullanılmaktadır. 

Panel ve ara bölmeler dışında depolama sağlayan mobilyalar, akustik paneller, hareketli yazı tahtaları, bitki-dikey bahçeler farklı fonksiyonlara olanak tanırken kişilere güvenli bir alan oluşturarak ayrıca psikolojik bir rahatlık sağlayacaktır.

Geometri: Mobilya Konfigürasyonu, Sirkulasyon, Mekanlar Arası İlişki
Çalışma alanlarındaki 1.8 m'lik kişisel mesafeyi sağlamak ve yoğunluğu azaltmak adına yerleşimlerde değişiklik yapma gerekliliği doğabilir. Özellikle panellerin veya ara bölmelerin olmadığı yüz yüze oturma düzenlerinden kaçınılmalıdır. 

Modüler çalışma masalarının olduğu durumlarda masalar arası mesafe açılarak veya yönleri değiştirilerek farklı yerleşim seçenekleri oluşturmak mümkündür.

Karşılıklı oturma düzeni sağlayan masa sistemlerinin modüler olmadığı durumlarda ise rotasyon sistemi sayesinde kişi yoğunluğu azaltılarak çapraz oturma düzeni getirilebilir. 

Çalışma alanları ve sirkülasyon alanlarındaki geçiş mesafelerinin minimum ölçüler dahilinde tutulduğu yerleşimler yapmak, çalışma hayatında en çok vakit geçirdiğimiz masalarımızda daha güvenli olmamızı sağlayacaktır. 

Sirkülasyon alanlarında tek yönlü yeni hareket rotaları oluşturmak yüz yüze karşılaşmaları azaltmak adına alınacak önlemlerden biridir. Bu rotalar zemin üzerine entegre edilecek yönlendirmeler ile birlikte görsel açıdan da desteklenebilir. Ayrıca çalışma, sosyal ve rekreatif alanlara kişisel mesafe hatırlatıcılarının yerleştirilrmesi ofis içi düzenin oluşturulmasını kolaylaştırıcaktır. 

Merkezi ve herkes tarafından ulaşılabilir sosyal ve paylaşımlı alanlar yerine, farklı takım ve departmanların rahatça ulaşacağı mesafelerde daha küçük ölçekli alanlar ofis içerisinde birden fazla noktada konumlandırılmalıdır. Böylece sosyal alanlardaki yoğunluğun önüne geçilebilir.

Malzeme: Sürdürülebilir, Dayanıklı, Kolay Temizlenebilir
Covid 19 kişilerden yayılan hava parçacıklarıyla bulaşma riski yaratırken, bu parçacıkların temas ettiği farklı yüzeyler üzerinde farklı sürelerde etkinliğini de koruyabildiği yapılan araştırmalar sonucunda gözlemlenmiştir. Pandemi döneminde kolay temizlenebilir, dayanıklı ve sürdürülebilir özellikli malzemeler ön plana çıkmakta ve tercih sebebi olmaktadır. 

Deri, antimikrobiyal yapay deri ve plastik yüzeyler bazı kumaşların sağlayamadığı kolay temizlenebilir olma özelliği göstermektedir. Kumaş tercih edilecek alanlarda ise antimikrobiyal ve çamaşır suyu katkılı temizleyiciler ile silinebilir kumaş çeşitleri bulunmaktadır. 

Vinil ve linolyum sunmuş olduğu dayanıklı, homojen, kolay temizlenebilir ve derzsiz yapısı sayesinde sağlık alanları ve hastane zemin ve duvarlarında kullanılırken çalışma alanlarında da çeşitli alternatifleriyle estetik olarak da kullanılabilir seçenekler arasında yer almaktadır.

Pandemi sonrası oluşacak yanılgılardan biri de halı kullanımından uzakta durmak olacaktır. Ancak bazı nitelikteki halılar tozu içine hapsetme ve yayılmasını azaltma durumunda sert zemin malzemelerinden daha etkili olabilmektedir. Bu özelliği nedeniyle artık sağlık kurumlarının bazı alanlarında da tercih edilmektedir. Akustik bir malzeme olması ile birlikte çalışma alanlarında avantajlı bir konumda bulunmaktadır.

Bakır doğal antiseptik yapısı nedeniyle yeni dönemde kapı/pencere kollarında, mobilyalarda ve asansör düğmelerinde tercih edilebilir bir malzeme olarak karşımıza çıkmaktadır. 

Pandemi nedeniyle farklı malzeme alternatifleri için yapılan araştırmalar sürmeye devam etmekte, yeni gelişmeler gün geçtikçe ortaya çıkmaktadır. Ancak hangi malzeme kullanılırsa kullanılsın yapılacak düzenli temizlik, çalışma alanlarının gerekli hijyeninin korunmasına ve çalışanların sağlığını güvende tutulmasına yardımcı olacaktır.

Teknoloji: Havalandırma Sistemleri, Temassız ve  Sanal Çalışma Ortamları
Pandemi döneminde kurumların kesintisiz olarak evden/uzaktan çalışma süreci oluşturmasında önemli bir rolü olan teknoloji, aynı zamanda çalışma alanlarına geri dönüldüğünde de güvenli ve verimli bir ortam oluşturulmasına yardımcı olacak birçok farklı çözüme olanak vermektedir.

Pandemi süresince ortaya çıkan bulgulardan biri de doğal havalandırmanın mümkün olduğunca ve sıklıkla kullanılması ortamdaki bulaşma riskini azalttığı yönündedir. Ancak bu durumun sağlanamadığı çalışma ortamlarında tercih edilecek otomasyon sistemleri sayesinde mekânlardaki optimum taze hava seviyesi sürekli olarak korunabilir ve temassız bir şekilde yönetilebilir. Ayrıca bu sistem ile birlikte taze hava seviyeleri bir mekanın kullanımı öncesinde veya sonrasında mahale özel olarak uzaktan kontrol edilebilir. 

Otomasyon sisteminin bulunmadığı ve yapılamadığı alanlarda ise merkezi havalandırma sistemleri kesinlikle gözden geçirilerek geri dönüşümsüz hava kullanıldığından emin olunmalı ve minimum taze hava damperleri %100'e kadar açılmalıdır. Çalışma saatlerinin birkaç saat önce ve sonrası olacak şekilde havalandırma sistemlerinin zamanlaması ayarlanmalı hatta çalışanların bulunmadığı vakitlerde havalandırma miktarları düşürülerek havalandırmayı 7/24 açık tutma seçeneği göz önünde bulundurulmalıdr. Ortamı temizleyen HEPA filtreli cihazların da pandemi sonrası tercih edilmesi önerilmektedir.

Ofislere giriş alanlarında yerleştirilecek termal kameralar çalışanların vücut ısılarını kontrol ederek olası risk durumlarını azaltmak adına uygulanacak teknoloji seçeneklerinden biridir. Bu kameraların yanı sıra girişlerde tercih edilecek buharlı ya da X-Ray dezenfekte sistemleri çalışanlara ait çanta vb eşyaların sterilize edilmesini sağlayacaktır.

Kişisel temasların bulaşma riski oluşturduğu pandemi döneminde ortam ile teması engelleyecek ya da en aza indirgeyecek sistemler de göz önünde bulundurulmalıdır. Tüm giriş ve çıkış alanlarında akıllı telefon uygulamaları sayesinde temassız bir deneyim mümkün olabilirken, bu teknoloji yerine yüz tanıma sistemleri de tercihler arasında yer almaktadır. Giriş ve karşılama alanlarında kullanılabilir self check-in kiosklar da ziyaretçi ve resepsiyon çalışanlarının fiziksel etkileşimini ortadan kaldırmaktadır. 

Artık akıllı telefonlara yüklenecek çeşitli uygulamalar sayesinde asansörleri çağırmak mümkün olabilirken, aydınlatma armatürlerini ve perdeleri açıp kapamak ve hatta kahve makinesini temassız çalıştırmak da farklı seçenekler arasında yer almaktadır. 

Ses bazlı kontrol sistemleri özellikle toplantı alanlarında aydınlatma ve havalandırma kontrolünün temassız yapılmasını sağlarken, sunum alanları için ise hareket bazlı kontrol sistemleri göz önünde bulundurulabilir. Pandemi sonrası yazıcı ve fotokopi cihazları için ise ses kontrol veya akıllı telefon uygulamaları ile kontrol edilmeye olanak tanıyan seçimler tavsiye edilmektedir.

Online rezervasyon sistemi kullanmak, toplantı saatlerinin herkes tarafından rahatlıkla kontrol edilmesine olanak tanıyacak, bu alanlarda istenmeyen yoğunluklar olmasını engelleyecektir. Temizlik için toplantılar arası 15 dakikalık boşluklar bırakılması unutulmamalıdır.

Tüm çalışanlara sağlanacak kişisel konferans ekipmanları, masaüstü veya mobil uygulamalar fiziksel toplantılar yerine sanal toplantıların kesintisiz ve güvenli bir şekilde yapılmasını sağlayacaktır. 

Ofis içlerine yerleştirilecek mekânlardaki kişi yoğunluğunu ölçebilecek donanımlar maksimum kapasitenin aşılmasını engelleyecektir. Ayrıca kişisel giyilebilir donanımlar veya mobil uygulamalar ise çalışanlar arasındaki mesafeyi -konum bilgisi vermeden- kontrol edecek ve gerektiğinde uyaracaktır.

Islak hacimlerdeki klozet, pisuar, sifon, batarya, sabunluk ve el kurutma donanımları hareket sensörlü sistemlerle değiştirilmesi önerilmektedir.

Dezenfeksiyon etkisi olduğu bilinmekte olan UV ışınları içeren sistemler, pandemi döneminde ön plana çıkmış olup, havalandırma kanal ve istasyonlarının veya mahallerin sterilizasyonunda çeşitli şekillerde kullanıma açık olduğu görülmektedir. Ancak göz ve cilt sağlığına olan etkileri nedeniyle uzman ekipler tarafından tescilli ürünler kullanılarak uygulanması, periyodik olarak kontrollerinin yapılması ve direkt olarak maruz kalınmaması gerekmektedir.

Beş ana başlık altında incelenen Covid 19 sonrası çalışma alanları için alınabilecek önlemlere ek olarak; kişisel mesafe her zaman gözetilmeli, maske kullanımı mümkün olduğunca zorunlu hale getirilmeli, çalışma alanlarının birçok noktasına yerleştirilen dezenfektan istasyonları, maske-eldiven dispenserleri bütün çalışanlar tarafından ulaşılabilir olmalı ve detaylı temizlik işlemleri sıklıkla yapılmalıdır. Çalışanlar için oluşturulacak pandemi dönemi kurallarını anlatan kitapçıklar da bu süreçte ayrıca yardımcı olacaktır. Önlem ve önerilerin bir araya getirilmiş olduğu çalışmamız ayrıca ofis websitemizden ulaşılabilir durumdadır.

Ancak yukarıda sıraladığımız tüm bu önlem ve önerilerinin yanında, hala uzaktan çalışmayı tercih eden işveren ve çalışanlara da ufak bir notumuz olacak. Evet, uzaktan çalışma çok sayıda fayda sağlayabilir ancak sosyal bağlantıda ciddi kayıpların oluşması da söz konusudur. Özellikle ofis çalışanlarının şirket kültürünün bir parçası olduğunu hissetmeleri çok daha zorlaşmaya başlayacaktır. Fiziksel mesafe  bu virüsten korunmak için kaçınılmaz bir  gerçektir, ancak sosyal mesafe oluşturma çabası, ciddi  bir sorun olarak karşımıza çıkacaktır. Güçlü bir amaç, misyon ve topluluk duygusu olan işverenler, çalışanları için kendilerini bağlantılı hissetirebilmek adına çok daha fazla efor harcamak ve yatırım yapmaları gerekecektır. Kısacası tüm işverenlerin bu bilgi ve iletişim hatlarını uzaktan bağlayabilecek çözümlerle gelmek zorundadırlar, aksi taktirde uzun vadede tüm çalışma ortamlarını kaotik bir süreç beklemektedir.